Bienvenue dans le monde de l’événementiel, un monde palpitant avec son lot de joie et de mésaventures. Tous nos collègues seront d’accord, c’est un ascenseur émotionnel que beaucoup prennent à l’aveuglette. Mais à chaque fois, ça en vaut la peine. 

Nous allons nous focaliser dans cet article sur le jour J.

 © Hiaka

A quoi s’attendre ? A quels imprévus vous pourrez être confrontés. Nous vous invitons à imaginer le pire des cas. haha.  Let’s go !

Pour la préparation de tous nos jours J, il y a 03 grandes étapes : 

• La conceptualisation (moodboard) ;

• La préparation (s’il y a validation);

• Le terrain.

Le terrain ne pourra bien se passer (à 80%) que si votre conceptualisation et votre préparation sont bien étudiées.

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Le jour J chez nous, contrairement au point de vue des invités, c’est 03 jours distincts.

Il arrive que l'événement nécessite plusieurs jours voire une semaine d'installation selon son envergure.

©Manitriniaina Ramarozaka

©Manitriniaina Ramarozaka

©Manitriniaina Ramarozaka

UN JOUR AVANT

1/ On se lève tôt ! Achat ou livraison des fleurs à utiliser le jour J.

Puis on prépare les fleurs. Préparer = couper, tirer, mettre les tiges dans l’eau.

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2/ L’équipe se prépare ensuite à récupérer tout le matériel. Cette partie-là n’est pas de tout repos.

Retournons un peu à l’école et résolvons un problème simple.

Supposons que vous prépariez une réception de 200 invités sur un terrain nu à Ambohimanga.

Vous aurez fait appel à un traiteur, un décorateur, un animateur, un DJ, un pâtissier, un barman, etc.

Chacun de ses prestataires aura au préalable réservé du matériel chez différents fournisseurs spécialisés : 01 tente de réception, 200 chaises, 01 scène, 200 couverts (cuillères, fourchettes, couteau, etc), 200 serviettes, 20 nappes, 20 centres de tables, 200 assiettes , 200 assiettes a desserts, 20 salières, 20 poivrières, des tapis, des canapés, des voilages, etc.

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Supposons maintenant qu’il y a chaque fin de semaine 10 réceptions de ce style : 10 tentes de réception, 2000 chaises, 10 scènes de différentes tailles, 2000 couverts (cuillères, fourchettes, couteau, etc), 2000 serviettes, 200 nappes , 200 centres de tables, 2000 assiettes , 2000 assiettes a desserts, 200 salières, 200 poivrières, etc.

Refaisons l’exercice en changeant le nombre d’invités, le lieu, les différents horaires, les différentes quantités. Intégrant ensuite les paramètres suivants (auxquels nous avons parfois été confrontés) : 

• il y a une file d’attente énorme ;

• les réservations faites n’ont pas été prises en compte ;

• le commercial n’est pas du tout commercial ;

• la quantité promise est insuffisante ;

• il n’y a pas de parking sur les lieux de récupération (pas pratique pour récupérer 300 chaises) ;

• tout le matériel qui tombe sous vos yeux est sale ;

• le matériel promis n’a pas encore été rendu par le client précédent ;

• chaque fournisseur a ses propres procédures, ses propres horaires, ses propres lieux de stockage, qui peuvent être bien loin de leur boutique.

La récupération du matériel seule est une tâche plutôt longue et laborieuse qui nécessite de l'attention et de la patience.

 Nos conseils : 

• soyez à l’heure (pour ne pas dire les premiers arrivés) ;

• comptez, comptez et recomptez ;

• ayez 1000 plan B ;

• prenez bien connaissance des conditions de location de chaque fournisseur ;

• envoyez quelqu’un de patient.

3/ L’arrivée sur les lieux.

Il n’y a pas grand-chose à dire. Chaque lieu de réception est différent. Il faudra prévoir au niveau concept des détails réalisables et réalistes dans le temps et dans l’espace.

 ©Hiaka.

Les procédures habituelles: état des lieux, manutention, briefing.

©Hiaka.

Tenir compte des exigences de chaque salle. A titre d’exemple, chez Hahitantsoa Bypass, les autocollants pour les pistes de danse sont autorisées tandis qu’au Carlton dans la salle Ravinala, il sont interdits.

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Chez Akany Soa Fonenako (annexe), les installations se font uniquement le jour J à partir de 06h00 tandis que chez Karibotel, la salle est disponible la veille vers 15h00 (si tant est que la salle n’accueille aucun événement la veille du votre).

 ©Hiaka.

Certaines salles ont également une limite de place.

Nos conseils : 

• Effectuez un repérage avant le jour J (pour les professionnels, idéalement avec vos clients) ;

• Conservez le contact du responsable ou du coordinateur de l'événement;

• Prenez des mesures et prenez le temps de faire une simulation de la salle/du site.LIEU: ADAORO AMBATOBE

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 4/ Le début des installations 

LE REVE

Le rêve, c’est de placer correctement chaque détail à sa place, comme vu dans les jolies images de Pinterest, de rentrer et de peaufiner les détails le lendemain.

 ©Hiaka.

LA REALITE

Pour les professionnels comme pour les non professionnels, ce ne sera pas de tout repos. Beaucoup d’imprévus pointeront le bout de leur nez (auxquels beaucoup ont été confrontés) : 

• Le responsable, les mariés, des membres de l’équipe sont en retard ;

• Le matériel prévu ne passe pas la porte ou l’ascenseur,

• Les quantités prévues (fleurs, bougies, détails divers) sont insuffisantes ;

• Il y a un couvre feu pour les installations ;

• Il n’y a pas de zone de stockage ;

• Il y a eu du dégât durant le transport du matériel ;

• Le nombre d’invités a augmenté ;

• La salle n’a pas été nettoyée avant votre arrivée ;

• Le personnel des lieux n’est pas du tout accueillant,

• la pression monte, les disputes commencent à fuser;

• des prestataires annulent à la dernière minute.

 5/ Retour au quartier général, chez Hiaka. , c’est le moment où nous réalisons nos compositions florales.

Certaines de nos fleurs sont réalisées par une fleuriste mais nous nous tournons de plus en plus vers le DIY lorsque l’occasion se présente : partage de tâches, making ofs et discussions de groupe pour que le temps ne passe pas trop lentement.

©Hiaka.

 ©Hiaka.

LE JOUR J

On se réveille une nouvelle fois avant l’aube.

1/ Chargement du matériel restant : suivant les imprévus de la veille, le fleurs seront accompagnées des petits détails supplémentaires utiles à la suite des installations ;

2/ Récupération de compositions florales : on vérifie également que toutes les commandes sont conformes aux demandes et on compte ; 

3/ Rendez-vous avec les mariés et/ou la voiture qui servira de tête de cortège ;

 ©Hiaka.

4/ Installation des décorations à l’église : dans le pire des cas (nous parlons toujours au niveau organisation), 03 couples se marieront le Jour J à l’église. Chaque décorateur aura donc un timing à respecter pour tout installer (de 15 à 30 minutes).

5/ Fin des installations à la salle : la décoration prend sa forme finale et le résultat de plusieurs mois de préparation commence à montrer ses couleurs. Un larme à l’œil, du stress qui retombe. Place aux photos !

 ©Manitriniaina Ramorozaka

 ©Hiaka.

©Hiaka.

© Zou Andriamambola © Manitriniaina Ramarozaka 

© Hiaka

6/ L’arrivée des mariés : ce moment que nous attendons, celui où les mariés pénètrent dans la salle et découvrent enfin le concept après sa réalisation.

De l'émotion, de la joie, des rires!

7/ Suivis : un ou plusieurs membres de l’équipe restent sur place durant chaque événement pour s’assurer du bon déroulement de l’événement. Ils font donc le suivi après la fin des installations.

Pourquoi devons-nous faire un suivi de nos matériels? 

• un changement de climat soudain (Beau temps vs. Orage) ;

• des vols de matériel ;

• des vases qui se cassent ;

• des bougies qui brûlent;

• des invités qui arrivent à l’improviste et remplissent une table ;

• des guirlandes victimes de court-circuit ;

• beaucoup d’enfants turbulents parmi les invités ;

• un souci dans le plan de table

• des meubles à déplacer durant la réception;

• etc.

8/ Désinstallation : la fête est finie… pour les invités. Il est temps de tout remballer.

Chaque détail est trié et compté, puis chargé dans les fourgons. On vous laisse imaginer la fatigue de l’esprit lorsque 10 couverts et 10 serviettes manquent à l’appel car oui les invités et aussi parfois les prestataires se servent. Le fameux discours du « ça peut être un bon souvenir !» .

9/ Stockage: Chaque matériel est déplacé et stocké en sécurité jusqu'au retour prévu chez le fournisseur.

UN JOUR APRES

Chaque matériel récupéré la veille du jour J devra être au complet à la fin du mariage et devront être retournés aux différents fournisseurs aux heures convenue sous peine de payer des pénalités de retard.

S’il y a du dégât de matériel, vous devrez rembourser bien évidemment. Si non, vous récupérez la caution au complet.

Dans le pire des cas, 04 nappes auront été brûlées par les fontaines à gâteau, des vases auront été renversées par le vent, des invités auront prix toutes les serviettes en souvenir et des accessoires de déco louées auront eu de nouveaux propriétaires.

Pour ce genre de cas, il n'y a pas de choix, la plupart des articles sont facturés au couple: les articles volés et endommagés.

Et voilà! Nous espérons que nos coulisses vous ont donné envie. (huhu) Nous nous rendons chaque jour compte que chaque métier est important, que chaque petit brin de feuille a de la valeur, et que chaque tâche d'huile à une histoire.

© Toni Rasoamiaramanana

Cheers!